In questi giorni in molti stanno lavorando da casa, adattandosi e affrontando le difficoltà dovute ad un passaggio repentino a questa modalità di lavoro.

Io sono una grande sostenitrice dello smart working perché l’ho sperimentato passando da dipendente a libera professionista ed anche ben 10 anni fa lavorando dall’Italia per un’azienda irlandese. L’accordo era di tornare in Irlanda ogni mese, ma grazie ad una buona organizzazione sia dell’azienda che personale non è stato mai necessario.

Sono consapevole che all’inizio non è facile ma avendo cura degli aspetti che tratto in questo articolo, frutto della mia esperienza e degli studi sulla produttività, potrai godere i vantaggi di questa metodologia di lavoro.

Decidi gli orari di lavoro e rispettali

Uno degli aspetti più amati dello smart working è la flessibilità di orario, attenzione però perché potrebbe essere un’arma a doppio taglio.

Lavorare da casa senza orari vuol dire avere un’intera giornata a disposizione e probabilmente per la legge di Parkinson spenderai tutta la giornata a lavorare. Cyril Northcote Parkinson, storico navale britannico, partendo dall’osservazione della burocrazia della sua epoca e poi espandendo la sua ricerca in diversi ambiti, arrivò a questa conclusione:

“Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo.”

Difatti non avere dei limiti temporali per concludere un task spesso porta alla procrastinazione.

 

Legge di Parkinson

 

E’ dunque importante darsi degli orari e rispettarli per evitare di protrarre il lavoro per tutta la giornata. 

In questo modo sarai più produttivo, eviterai di restare al pc fino a tarda sera o di pranzare ad orari assurdi ed avrai più tempo a disposizione per dedicarti ad altro. Il tuo tempo libero è sempre una risorsa di gran valore, anche in questo periodo, leggi come gestirlo al meglio in quarantena.

Rispetta gli orari anche dei tuoi colleghi, lavorare da casa non vuol dire essere sempre reperibile.

Scegli lo spazio di lavoro

Un altro aspetto importante è decidere quale sarà la tua postazione di lavoro.

È fondamentale avere uno spazio fisso da cui lavorare e non cambiarlo. Secondo l’esperienza decennale di David Allen, come guru di produttività e autore del metodo “Getting Things Done”, avere una postazione fissa predisporrà la nostra mente in modalità lavorativa, un po’ come passare il badge in ufficio.

Se non hai uno studio tutto per te, l’alternativa può essere una scrivania in qualsiasi stanza oppure anche solo un piano che possa essere sfruttato per lavorare. Ho visto gente armarsi di creatività, come un asse da stiro con un bel telo sopra. Non male come idea!

E se non puoi avere la postazione libera tutto il giorno? Ti sarà utile riporre tutto l’occorrente in un contenitore in modo da risistemarlo in breve tempo la mattina seguente. Specialmente se si tratta del tavolo della cucina.

Per chi ha figli la postazione fissa può dare anche un altro vantaggio. Secondo i pedagogisti questo aiuta a far capire ai bambini che quando i genitori sono in quella postazione non vanno disturbati, pare che con il tempo funzioni.

 

Mantieni la concentrazione

La più grande sfida dello smart working è mantenere la concentrazione. A casa ci sono più distrazioni soprattutto in questo periodo di quarantena, tra familiari, news e riorganizzazione. Ecco alcuni consigli basati sui più recenti studi scientifici per rimanere concentrati:

  • Togli le notifiche: eviterai di essere distratto e di distrarre chi lavora in casa con te. Gli studi dimostrano che impieghiamo circa 1 minuto per ritrovare la concentrazione dopo una notifica (il solo bip), se invece rispondiamo ci occorrono anche 10 minuti. A me piace pensarla così: sono io a decidere quando voglio prendermi una pausa, non gli altri!
  • Utilizza le cuffie: se vuoi creare una bella atmosfera ti consiglio di usare Noisli, un’app che ti permette di riprodurre un mix di suoni ambientali per concentrarti. Se preferisci ascoltare la musica opta per una conosciuta, eviterai così il multitasking.
  • Libera la mente: scrivi brevemente nero su bianco i pensieri che si presentano mentre lavori (fare la lavatrice, controllare le news, chiamare un amico). Avrai tempo dopo per gestirli ma intanto segna. Come dimostrano gli studi questo semplice gesto rassicura la nostra mente ed evita che quel pensiero si ripresenti.
  • Lavora a blocchi: per i compiti che richiedono più concentrazione lavora in sessioni di 25 minuti, intervallati da 5 minuti di pausa, sarà più facile concentrarti. Questa è la “Tecnica Pomodoro” ed è efficiente per sfruttare al meglio le capacità della nostra mente, come dimostrato dai più recenti studi di neuroscienze. Scarica la mia guida gratuita per scoprire come applicarla.
  • Fai Batching: gestisci in modo efficiente le cose simili facendole insieme. Ad esempio controlla le mail in una singola sessione, piuttosto che farlo troppo spesso interrompendo il lavoro su altro. Stessa cosa per le news o le chat. Dai un’occhiata al video che Tim Ferris ha dedicato a questa tecnica.

Comunica in modo efficace

Una buona comunicazione è essenziale per lavorare bene da casa. La metodologia Agile, di cui sono docente, usata in tutto il mondo per gestire al meglio vari tipi di progetto, definisce queste modalità:

Videoconferenza: metodo di comunicazione efficace per prendere decisioni e confrontarsi su un problema. È molto utile la figura di un moderatore per rispettare i tempi e la tematica. Ecco alcune regole utili.

  • Orario di inizio e di fine: devono essere entrambi stabili e rispettati altrimenti si rischia di passare ore davanti ad una webcam perdendo l’attenzione dei presenti. È inoltre una forma di rispetto nei confronti dei partecipanti che possono così organizzare meglio il proprio lavoro.
  • Video attivo: rende la comunicazione più efficace e le persone più partecipi, evitando il multitasking mentre si ascolta. Sembra banale dirlo, ma è bene controllare l’inquadratura. In rete si vedono molti esempi di situazioni tra il divertente e l’imbarazzante.
  • Audio disattivato: quando non si interviene è meglio disattivarlo. Così eviterai i rumori di casa, come l’aspirapolvere o i figli che giocano.
  • Doodle: da usare come strumento per sondare la disponibilità delle persone, si risparmia tempo nell’organizzazione e si evitano tanti messaggi inutili.

Chat: utile per uno scambio veloce di informazioni. Evita Whatsapp se non hai un telefono aziendale, perché è una chat di uso personale. Utilizzarla per lavoro vuol dire essere distratti fuori contesto: una foto inviata dagli amici durante una riunione o il messaggio di un cliente mentre guardi un film. L’ideale è utilizzare una chat di lavoro, ad esempio Slack.

Mail: per inviare informazioni ad un gruppo di persone, ad esempio il report di una riunione. Attenzione, inviala solo a chi è davvero interessato evitando di mettere in copia “il mondo”.

Telefonata: solo per le urgenze, pensaci prima di chiamare. E’ così importante da interrompere il lavoro degli altri? Se non lo è, invia un messaggio.

Da Working a Smart Working

Lavorare da casa ha davvero dei grandi vantaggi, prova a seguire questi suggerimenti e il tuo smart working diventerà davvero smart!

. . . . . .

Se l’articolo ti è piaciuto e pensi che possa essere utile ad altri, condividilo. Grazie

Per ricevere suggerimenti su come migliorare la tua organizzazione
iscriviti alla mia newsletter

(subito in regalo per te la guida alla Tecnica Pomodoro)